III. Prelucrarea datelor cu caracter personal la nivelul Sectorului Sistemului de Pensii Private (S.S.P.P.)

 

1. Datele cu caracter personal prelucrate de A.S.F.-S.S.P.P.:

Sectorul Sistemului de Pensii Private prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal:

- date de identificare: nume, prenume, numele la naștere al persoanei (acolo unde este cazul), CNP, seria și numărul actului de identitate, al pașaportului, al permisului de conducere, adresa de domiciliu, adresa de corespondență, e-mail, telefon (fix, fax, mobil), identificator online;

- informații referitoare la ocupație, natura activității proprii, informații privind activitatea profesională anterioară și prezentă, precum și performanța profesională, vechime, experiență, date cu privire la relații personale și/sau profesionale;

- informații cu caracter special (apartenență la organizații sindicale, date medicale cuprinse în certificate medicale, e.g. în cazul solicitării de suspendare a autorizației A.S.F. pe motiv de suspendare a contractului de muncă <<prenatal/Concediu de îngrijire a copilului etc.>>);

- informații de natură financiară (de ex:, venituri, date tranzacționale, istoric tranzacțional, tranzacții desfășurate într-o anumită perioadă, dețineri, venituri ale persoanei fizice respective, conturi deschise la instituții financiare precum și solduri/rulaje ale acestora);

- informații referitoare la locația efectuării anumitor tranzacții;

- informații referitoare la activitatea frauduloasă/potențial frauduloasă, constând în date referitoare la acuzații și condamnări legate de infracțiuni precum frauda, spălarea de bani și finanțarea actelor de terorism;

- informații privitoare la fapte penale sau contravenții (ex: cazier fiscal/judiciar; anchete administrative) dar și decizii referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar;

- informații rezultate în urma înregistrării audio a convorbirilor telefonice sau a interviurilor de evaluare (conținut și metadate, e.g. apelul înregistrat cu acordul persoanei în cazul unei raportări de încălcări ale legislației privind abuzul pe piață sau interviul înregistrat audio cu acordul persoanei intervievate);

- semnătura (e.g. semnătura acordată pe documentele furnizate A.S.F. de către persoanele fizice autorizate/avizate aflate în relație profesională cu entitățile reglementate, autorizate, monitorizate și controlate de A.S.F. în piața pensiilor private);

- orice alte informații care derivă din acestea în urma prelucrărilor efectuate de A.S.F. (cum ar fi: nr. de înregistrare în registrul A.S.F.; diverse profilări necesare în vederea desfășurării activității de monitorizare și control sau supraveghere prudențială, informații specifice despre autorizările efectuate și/sau sancțiunile acordate de către A.S.F.);

- informații obținute din alte surse decât de la persoana vizată (informații privind date personale și dețineri și/sau sancțiuni obținute de la instituții și autorități publice, din registre publice, baze de date electronice, informații disponibile în social media cât și pe internet, sau de la terți abilitați, deținători de astfel de informații, cum ar fi: Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date, Oficiul Național al Registrului Comerțului, portalul instanțelor de judecată din România administrat de Ministerul Justiției, terți abilitați în vederea deținerii unor baze de date ale persoanelor acuzate de terorism etc.);

- alte date prevăzute în mod expres și limitativ de către legislația în vigoare, care sunt necesare desfășurării activităților A.S.F. în scopurile de mai jos.

 

2. Categorii de persoane vizate

Sectorul Pensiilor Private, prelucrează datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:

a) Persoanele fizice din cadrul entităților care activează în cadrul pieței de pensii private reglementate și supravegheate de A.S.F., ca urmare a desfășurării proceselor specifice de reglementare, autorizare, reautorizare, supraveghere, monitorizare și control desfășurate de A.S.F. în exercitarea competențelor și atribuțiilor prevăzute de legislația în vigoare, după cum urmează:

- Fondatori persoane fizice;

- Acționari/asociați persoane fizice;

- Membri Consiliu de Administrație/Consiliu de Supraveghere;

- Membri Directorat, Director general, Directori;

- Responsabil Control Intern;

- Responsabil Administrarea Riscurilor;

- Responsabil investiții;

- Actuar;

- Auditor financiar;

- Expertul în auditarea sistemelor informatice;

- Administratori;

- Persoane responsabile cu activitatea de depozitare;

- Persoane responsabile cu activitatea de marketing;

- Agenți de marketing persoane fizice;

- Participanți fonduri de pensii private;

- Persoane responsabile cu activitatea de depozitare.

b) Alte persoane fizice care depun sau transmit o petiție către A.S.F., în conformitate cu prevederile normative în vigoare, cu privire serviciile oferite/prestate de entitățile de pe piețele reglementate și supravegheate de A.S.F. sau cu privire la activitatea A.S.F. sau a entităților menționate anterior, cum ar fi:

- Diverși petenți, agenţi de marketing persoane fizice, care sunt autorizați pe piața pensiilor private;

- Acționari sau investitori, persoane fizice, în cadrul entităților autorizate, reglementate și supravegheate de A.S.F.-S.S.P.P., după caz;

- Diverși petenți, persoane fizice, care au calitatea de auditori interni în cadrul entităților autorizate, reglementate și supravegheate de A.S.F.-S.S.P.P.;

- Diverși petenți, persoane fizice, care au calitatea de auditori externi.

 

3. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal în cadrul S.S.P.P.

În conformitate cu legislația de organizare și funcționare a A.S.F. și cu legislația în vigoare care reglementează activitățile specifice, A.S.F.-S.S.P.P. prelucrează date cu caracter personal în vederea îndeplinirii atribuțiilor care vizează următoarele obiective:

Scopurile pentru care A.S.F.-S.S.P.P. colectează datele cu caracter personal sunt:

- soluționarea unei cereri privind autorizarea de constituire a societății de pensii și autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare şi Norma A.S.F. nr. 22/2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii şi autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea de constituire a societății de pensii şi autorizarea de administrare a fondurilor de pensii facultative, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare şi a Norma A.S.F. nr. 23/15.04.2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii şi autorizarea de administrare a fondurilor de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea de constituire a societății de pensii și/sau autorizarea de administrare a fondurilor de pensii ocupaționale, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare și Norma A.S.F. nr. 13/2020 privind autorizarea administratorilor de fonduri de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea fondului de pensii private, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 22/2015 privind autorizarea fondului de pensii administrat privat, Norma A.S.F. nr. 23/2015 privind autorizarea fondului de pensii facultative și Norma A.S.F. nr. 12/2020 privind autorizarea fondului de pensii ocupaționale;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea modificării prospectului unui fond de pensii private, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 16/2010 privind prospectul schemei de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare și Norma A.S.F. nr. 10/2020 privind prospectul fondului de pensii ocupaționale;

- soluționarea cererilor privind aprobarea membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entităților reglementate de A.S.F., în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 22/2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii și autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 23/2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii și autorizarea de administrare a fondurilor de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 13/2020 privind autorizarea administratorilor de fonduri de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Regulamentul A.S.F. nr. 1/2019 privind evaluarea și aprobarea membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entităților reglementate de A.S.F. cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea cererilor privind autorizarea modificării actului constitutiv ca urmare a schimbării acționariatului, membrilor CA/CS, membrilor Directoratului/ Directorului General, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 22/2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii și autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 23/2016 privind autorizarea de constituire a societății de pensii și autorizarea de administrare a fondurilor de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare și Norma A.S.F. nr. 13/2020 privind autorizarea administratorilor de fonduri de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind avizarea depozitarului activelor fondurilor de pensii și a persoanei responsabile cu activitatea de depozitare, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 11/2014 privind activitatea de depozitare și custodie a activelor fondurilor de pensii administrate privat, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 10/2014 privind activitatea de depozitare și custodie a activelor fondurilor de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 26/2020 privind activitatea de depozitare şi custodie a activelor fondurilor de pensii ocupaționale și de modificare a unor norme ale Autorității de Supraveghere Financiară;

 - soluționarea unei cereri privind avizarea auditorului financiar, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 13/2019 privind cadrul unitar de desfășurare a auditului statutar la entitățile autorizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind aprobarea tranzacțiilor cu acțiunile unui administrator și a acționarilor semnificativi, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, Regulamentul A.S.F. nr. 3/2016 privind criteriile aplicabile şi procedura pentru evaluarea prudențială a achizițiilor şi majorărilor participațiilor la entitățile reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind modificarea contractului de societate, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare; Norma A.S.F. 22/2015 privind autorizarea fondului de pensii administrat privat, Norma A.S.F. nr. 23/2015 privind autorizarea fondului de pensii facultative;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea fuziunii fondurilor de pensii, în baza prevederilor următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 12/2013 privind protecția participanților în cazul fuziunii fondurilor de pensii administrate privat, Norma A.S.F. nr. 26/2014 privind transferul participanților între fondurile de pensii administrate privat, cu modificările și completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 1/2011 privind fuziunea fondurilor de pensii facultative; Norma C.S.S.P.P nr. 14/2006 privind transferul participanților între fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea unei cereri privind autorizarea preluării administrării fondurilor de pensii facultative, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Norma C.S.S.P.P. nr. 8/2010 privind autorizarea administratorilor de fonduri de pensii private, preluarea administrării fondurilor de pensii facultative şi organizarea activelor şi pasivelor la nivelul administratorilor de fonduri de pensii private, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea cererilor privind autorizarea/avizarea/aprobarea/retragerea agenților de marketing persoane fizice, actualizarea datelor personale aferente agenților de marketing persoane fizice, avizarea persoanelor responsabile cu activitatea de marketing, în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 3/2013 privind activitatea de marketing a fondului de pensii administrat privat, cu modificările și completările ulterioare, Norma A.S.F. nr. 16/2013 privind activitatea de marketing al fondului de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare;

- soluționarea cererilor privind autorizarea/avizarea agenților de marketing persoane juridice, persoane juridice specializate, modificarea actului constitutiv al brokerului de pensii private în baza următoarelor reglementări: Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 3/2013 privind activitatea de marketing a fondului de pensii administrat privat, cu modificările și completările ulterioare; Norma A.S.F. nr. 16/2013 privind activitatea de marketing al fondului de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare;

- aderarea și evidența participanților la fondurile de pensii private, respectiv la fondurile de pensii facultative, conform prevederilor Legii nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legii nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Normei nr. 1/2015 privind aderarea și evidența participanților la fondurile de pensii administrate privat precum și Normei nr. 18/2018 privind aderarea și evidența participanților la fondurile de pensii facultative;

- transferul participanților între fondurile de pensii administrate privat, respectiv transferul participanților între fondurile de pensii facultative, potrivit prevederilor Legii nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legii nr. 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările și completările ulterioare, Normei nr. 26/2014 privind transferul participanților între fondurile de pensii administrate privat, precum și a Normei nr. 14/2006 privind transferul participanților între fondurile de pensii facultative;

- soluționarea unei cereri privind înregistrarea unui Produs paneuropean de pensii personale (PEPP), în baza Legii nr. 65/2023 pentru punerea în aplicare a Regulamentului (UE) 2019/1.238 al Parlamentului European şi al Consiliului din 20 iunie 2019 privind un produs paneuropean de pensii personale (PEPP), a unor prevederi din Regulamentul (UE) 2020/852 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 iunie 2020 privind instituirea unui cadru care să faciliteze investiţiile durabile şi de modificare a Regulamentului (UE) 2019/2.088, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative din domeniul pensiilor private;

- soluționarea cererilor privind desemnarea Președintelui/verificarea îndeplinirii condițiilor de numire a membrilor Consiliului de Administrație și avizarea Directorului general din cadrul Fondului de garantare a drepturilor din sistemul de pensii private, în baza Legii nr. 187/2011 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Fondului de garantare a drepturilor din sistemul de pensii private, cu modificările și completările ulterioare;

- asigurarea supravegherii prudenţiale, a supravegherii respectării regulilor de conduită ale entităţilor autorizate şi a controlului, bazate pe identificarea, prevenirea şi administrarea riscurilor, alinierea modului de supraveghere a riscurilor conform celor mai bune practici interne şi internaţionale, crearea şi dezvoltarea unui sistem de cuantificare adecvată a riscurilor şi de definire a profitului de risc al entităţilor supravegheate având în vedere cele mai bune practici şi mijloace utilizate la nivel international, în baza OUG 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, cu modificările și completările ulterioare, OUG 93/2012privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, a Legii 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, Legii 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legii 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare și normelor[1] A.S.F. de punere în aplicare a legislației primare;

- îndeplinirea unei sarcini care rezultă din exercitarea autorităţii publice, e.g. - Control la entităţi autorizate de A.S.F. în baza următoarelor reglementări: O.U.G. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, a Legii 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările și completările ulterioare, Legea 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legea 204/2006 privind fondurile de pensii facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea 1/2020 privind fondurile de pensii ocupaționale, cu modificările și completările ulterioare, O.U.G. 50/2005 privind înființarea, organizarea şi funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, cu modificările și completările ulterioare, Regulamentul nr. 4/2021 privind activitatea de control desfăşurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, cu modificările și completările ulterioare, întocmirea de documente specifice activității de control (fișe de control, chestionare completate de către entitățile controlate, note explicative solicitate entităților controlate, note de constatare întocmite cu ocazia controlului, proces verbal de ridicare de documente din control, proces verbal de control, note de control și note de informare, decizii de control, sancționare, audiere, planuri de măsuri; adrese/fișe de informare privind rezultatele controlului);

- realizarea de sesizări/raportări către instituțiile competente conform reglementărilor legale aplicabile A.S.F. (de ex: sesizarea organelor de urmărire penală, raportarea către EIOPA a sancțiunilor din piața pensiilor private și a altor informații prevăzute în Regulamentele și Directivele europene).

 

[1] https://www.asfromania.ro/ro/c/82/pia%C8%9Ba-pensiilor-private