Facebook LinkedIn

REGULAMENT nr. 1/2014 privind activitatea de control desfășurată de Autoritatea de Supraveghere Financiară

(Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 61 din 24/01/2014).
                        În conformitate cu prevederile art.1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, art. 6, precum și ale art. 212 alin. (8) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,
         În temeiul hotărâriiConsiliului Autorității de Supraveghere Financiară din data de 15 ianuarie 2014,
 
Consiliul  Autorității de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament.
 
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
 
            Art. 1.– Prezentul regulamentstabilește regulile generale în baza cărora Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare Autoritatea, realizează activitatea de control permanent, periodic și inopinat,asupra entităților și persoanelor vizate care desfășoară activități/operațiuni supuse autorizării/avizării și/sau supravegherii sale.
            Art. 2. - (1) Termenii și expresiile utilizate în prezentul regulament au semnificațiile enunțate în actele normative prevăzute la art. 2 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare.
            (2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:
            a) activitate de control - totalitatea acțiunilor desfășurate cu caracter programat sau inopinat, privitor la ansamblul obligațiilor entitățllor, sau determinate de apariția unor disfuncții sau sesizări și are ca scop verificarea respectării reglementărilor legale aplicabile entităților care desfășoară activități sau operațiuni supuse autorizării, avizării și/sau supravegherii Autorității;
            b) anchetă - metodă de desfășurare a activității de control, realizată la sediul Autorității, care urmărește stabilirea împrejurărilor și a condițiilor în care entitățile, menționate la art. 2 alin. (1) literele a), c) și d)  din  Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, au  desfășurat unele operațiuni, în cazuri semnalate/identificate de încălcarea prevederilor legale specifice;
            c) audiere – metodă de desfășurare a activității de control prin convocarea  la sediul Autorității, a persoanelor vizate pentru determinarea condițiilor și împrejurărilor în care entitățile și persoanele vizate au desfășurat o activitate;
            d) control periodic - tip de desfășurare a activității de control, realizat cu o anumită ciclicitate, prin verificarea la sediul entității, a operațiunilor desfășurate pe o perioadă de timp determinată și a îndeplinirii de către aceasta a obligațiilor, conform legislației incidente în sectoarele supravegheate de către Autoritate; controlul periodic se realizează cu anunțarea prealabilă a entității;
            e) control permanent–ansamblul activităților de verificare realizate la sediul Autorității, prin direcțiile  de specialitate ale Autoritatii.; controlul permanent este exercitat: prin supravegherea și monitorizarea continuă a entităților/persoanelor vizate, prin analizarea datelor și informațiilor cuprinse în rapoarte/informări/notificări, prin analizarea și soluționarea sesizărilor/reclamațiilor, precum și prin analizarea documentelor și informațiilor solicitate în cadrul activității de autorizare și supraveghere;
            f) control inopinat- tip de desfășurare a activității de control prin verificarea, de regula la sediul entității, a uneia sau mai multor activități sau operațiuni, desfășurate pe o perioadă de timp determinată și a îndeplinirii de către aceasta a uneia sau mai multor obligații, conform legislației incidente în sectoarele supravegheate de către Autoritate;
            g) control încrucișat – metodă de desfășurare a activității de control, care presupune verificarea la sediul entității sau al Autorității a înscrisurilor și operațiunilor unei entități în corelație cu înscrisurile deținute de o altă entitate; controlul încrucișat poate avea și caracter inopinat;
            h) echipă de control – persoanele desemnate prin decizie de către președintele Autorității în vederea desfășurării activității de control asupra entităților și a persoanelor vizate, autorizate/avizate de către aceasta;
            i) entitate controlată - entitățile menționate la art. 2 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare și societățile comerciale cărora le-au fost externalizate de către administratori atribuții specifice sistemului de pensii private, cu privire la activitățile externalizate;
            j) persoană vizată - persoana fizică și/sau reprezentantul legal al persoanei juridice, direct implicată în activitatea supusă controlului și supravegherii Autorității;
            k) proces-verbal de control- documentul ce cuprinde totalitatea aspectelor constatate ca urmare a desfășurării  unei activitați de control asupra entităților și a persoanelor vizate care desfășoară activități/operațiuni supuse autorizării/avizării și/sau supravegherii Autorității;
            l) sondaj – metoda de verificare selectivă a înscrisurilor, a datelor și a operațiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activități.
            Art. 3.– (1) Activitatea de control asupra entităților implicate și a persoanelor vizate în sectorul asigurărilor și reasigurărilor, sectorul instrumentelor și investițiilor financiare și sectorul sistemului de pensii private se realizează ca urmare a aprobării Consiliului Autorității sau, după caz, a președintelui acesteia.
            (2) Prin excepție de la prevederile alin.(1), activitatea de control permanent/activitatea de supraveghere, se exercită de către direcțiile de specialitate, în concordanță cu legislația aplicabilă fiecărui sector de activitate, conform atribuțiilor stabilite prin Regulamentul de Organizare și Funcționare al Autorității.
            (3) Activitatea de control periodic și inopinat se exercită prin intermediul Direcției Control și al celorlalte direcții de specialitate, de regulă în colaborare cu Direcția Control.
            (4) Activitatea de control periodic si inopinat se desfășoară la sediul entităților sau la sediul autorității și se declanșează în baza deciziilor emise de președintele Autorității.
             (5) În cadrul activităților de control, în vederea realizării obiectivelor sale, Autoritatea cooperează și face schimb de informații cu orice alte instituții și autorități din România și din alte state, ori de câte ori este necesar, conform prerogativelor stabilite prin lege.

CAPITOLUL II
Reguli generale privind controlul și procedura de efectuare a controlului periodic și inopinat
SECȚIUNEA 1
Reguli generale privind activitatea de control
 
            Art. 4. - În realizarea atribuțiilor sale de control, Autoritatea decide asupra tipului și/sau a metodei de control exercitate și asupra locului de desfășurare a verificărilor, în funcție de scopul, obiectivele și complexitatea activității desfășurate, în concordanță cu legislația aplicabilă fiecărui sector de activitate.
            Art. 5. – (1) Controlul periodic se organizează și se desfășoară în baza unui Plan anual integrat, aprobat de către Consiliul Autorității.      
            (2) Pe lângă controalele periodice efectuate pot fi derulate, ori de câte ori se consideră necesar, și controale inopinate aprobate de catre președintele Autorității care urmăresc anumite obiective tematice, stabilite în fiecare situație, precum și ancheteîn cazuri semnalate/identificate de încălcări ale prevederilor legale aplicabile sectoarelor supravegheate.
            (3) Controalele desfășurate la sediul entității pentru verificarea modului de îndeplinire a planului de măsuri stabilit prin hotărâre a Consiliului Autorității și controalele desfășurate ca urmare a solicitărilor  entităților aflate în sfera de autorizare/avizare și/sau supraveghere a Autorității, de limitare, suspendare sau încetare a activității, sunt asimilate controlului inopinat, corelativ cu prevederile legislației sectoriale specifice.
            Art. 6. – (1) La stabilirea perioadei de timp ce urmează a face obiectul unui nou control periodic se au în vedere perioada anterior controlată, natura și volumul activității entității, riscul și complexitatea produselor și serviciilor oferite, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate în situațiile financiare anuale/rapoartele financiare și tehnice periodice sau în rapoartele de supraveghere prudențială, astfel încât să se asigure continuitate în verificarea activității desfășurate de entitate.
            (2) Selectarea operațiunilor și a documentelor ce urmează a fi verificate se face de către echipa de control, în baza tematicii de control, luând în considerare obiectivele controlului, ponderea operațiunilor, precum și relevanța acestora în activitatea entității supuse controlului.
            (3) În situația în care, ulterior efectuării activității de control, Autoritatea intră în posesia unor date și informații suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau parțial, a perioadei controlate.
             Art. 7. –(1) Autoritatea poate suspenda un control periodic sau inopinat, notificând entitatea cu privire la data de la care se suspendă derularea acestuia și, ulterior, cu privire la data la care este reluat.
            (2) Suspendarea controlului se hotărăște de către Consiliul Autorității sau, după caz, de către președintele acesteia.
 
SECȚIUNEA a 2-a
Procedura de efectuare a controlului
 
            Art. 8. – (1) Controlul periodic și inopinat se declanșează în baza deciziei de control semnata de către președintele Autorității. Decizia de control cuprinde cel puțin următoarele elemente:
            a) denumirea Autorității;
            b) temeiul legal al emiterii deciziei;
            c) tipul controlului;
            d) numele și prenumele persoanelor desemnate din cadrul Autorității să efectueze controlul;
            e) denumirea și adresa entității supuse controlului;
            f) data declanșării controlului;
            g) obiectul/tematica  controlului și, după caz, perioada supusa controlului;
            h) obligațiile entităților sau persoanelor supuse controlului;
            i) semnătura președintelui și ștampila Autorității.
            (2) La data prezentării la sediul entității supuse controlului, echipa de control înregistrează numărul și data deciziei Autorității în Registrul unic de control al acesteia.
            (3) În situația în care se impune o audiere la sediul Autorității, în decizie se înscriu data și ora la care persoanele convocate se prezintă, obiectul audierii, precum și eventualele documente pe care acestea trebuie să le furnizeze.
            (4)  În timpul derulării controlului, echipa de control poate fi completată sau modificată, temporar sau pentru întreaga perioadă rămasă, cu personal de specialitate din celelalte direcții de specialitate din cadrul Autoritatii în funcție de complexitatea sau caracterul particular al constatărilor preliminare.
            Art. 9. - În cazul controlului periodic, entitatea este notificată, printr-o adresă transmisă prin poștă sau, după caz, prin fax, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data declanșării controlului.
            Art. 10. – (1) Documentele și informațiile aferente controlului sunt solicitate entității de către echipa de control, stabilindu-se termenele pentru predarea acestora.
            (2) Predarea documentelor și informațiilor prevăzute la alin. (1) trebuie să se facă la termenele stabilite de către echipa de control.
            Art. 11.- (1) În timpul activității de control, echipa de control poate întocmi un     proces -verbal de ridicare date/documente în care consemnează documentele, datele și/sau situațiile furnizate de către entitatea supusă controlului.
            (2) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele:
            a) data și locul încheierii procesului-verbal;
            b) decizia Autorității în baza căreia a fost declanșat controlul;
            c) numele, prenumele și funcția persoanelor desemnate să efectueze controlul;
            d) denumirea entității controlate;
            e) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate sau a persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;
            f) data declanșării controlului;
            g) toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității supuse controlului și de personalul acesteia;
            h) numărul de file prezentate/ridicate în format fizic și identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic;
            i) mențiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziția persoanelor desemnate să efectueze controlul au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete și conform cu originalele;
            j) alte înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante.
            (3) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru Autoritate și celălalt pentru entitatea supusă controlului și se semnează de ambele părți.
            (4) În cazul în care reprezentantul legal al entității sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care se desfășoară controlul refuză semnarea, acest fapt se consemnează în procesul-verbal de ridicare date/documente de către echipa de control.
            (5) Ambele exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu același număr de înregistrare în registrul de intrări-ieșiri al entității supuse controlului.
            (6) În situația unei audieri efectuate la sediul Autorității se întocmește un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menționa, după caz, elementele enumerate la alin. (2) și care se înregistrează la Registratura Generală a Autorității.
             (7)  Concluziile rezultate în urma verificării înscrisurilor și a celorlalte activități aferente anchetei sunt prezentate Consiliului Autorității.                    
            Art. 12.– (1) În urma verificării înscrisurilor și a celorlalte activități aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control întocmește un proces-verbal de control la sediul Autorității sau la sediul entității, după caz, care trebuie sa cuprindă, fără a se limita, următoarele:
            a) toate elementele prevăzute la art. 11 alin. (2);
            b) perioada în care s-a desfășurat controlul;
            c) constatările și orice aspecte relevante, în conformitate cu tematica aferentă controlului;
            d) referiri la anexele ce fac parte integranta din procesul-verbal, precum: lista înscrisurilor și/sau a situațiilor  întocmite la solicitarea persoanelor desemnate să efectueze controlul, copiile documentelor ștampilate și semnate de către reprezentanții entității pentru conformitate cu originalul, fișierelor verificate  cu ocazia controlului, cu semnătură electronică extinsă, după caz;
            e) alte înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante.
            (2) Procesul-verbal de control prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru Autoritate și celălalt pentru entitatea supusă controlului.                               
            (3) Procesul-verbal de control se înregistrează în registrul de intrări-ieșiri al Autorității.
            (4) Numărul și data procesului-verbal de control aferent controlului desfășurat la sediul entității sunt înscrise în registrul unic de control al acesteia. 
            Art. 13.  - Entitatea supusă controlului are dreptul de a formula în scris obiecțiuni la procesul-verbal de control remis acesteia, sub semnătura reprezentantului legal, după cum urmează:
            a) în termen de 3 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat;
            b) în termen de 7 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal   de control, în cazul controlului periodic. 
            Art. 14. – (1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activității de control efectuate, Consiliul Autorității poate hotărî aplicarea unor sancțiuni potrivit legislației aplicabile și/sau măsuri, în scopul prevenirii sau remedierii deficiențelor constatate, precum și sesizarea altor instituții sau autorități ale statului, conform competențelor acestora.
            (2) Dispunerea sancțiunilor și/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului Autorității prin decizie semnată de președintele acesteia și se comunică entității/persoanei sancționate.
            (3) Deciziile de sancționare se publică în Buletinul Autorității și/sau, după caz, în Monitorul Oficialal României, Partea I. 
             Art. 15. - Persoanele fizice sau juridice sancționate pot formula plângere împotriva deciziei prin care sunt aplicate sancțiuni sau dispuse măsuri, în conformitate cu dispozițiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.

CAPITOLUL III
Drepturile și obligațiile entităților sau persoanelor supuse controlului periodic și inopinat  și ale echipei de control
SECȚIUNEA 1
Drepturile și obligațiile entității controlate și ale persoanelor vizate                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           
            Art. 16. - În timpul desfășurării activității de control entitățile sau persoanele vizate au următoarele drepturi:
a) să fie notificate asupra declanșării controlului, în cazul controlului periodic;
b) să beneficieze, din partea persoanelor desemnate să efectueze activitatea de control, de un tratament just și echitabil;
c) să fie informate cu privire la rezultatele finale ale controlului efectuat;
d) în cazul întocmirii unui proces-verbal de control să formuleze obiecțiuni la acesta;
e) să semneze procesele-verbale de control, procesele verbale de ridicare date/documente și  procesele- verbale de audiere cu obiecțiuni, dacă este cazul;
f) să conteste măsurile și sancțiunile dispuse prin actele Autorității. 
            Art. 17.- Pe durata desfășurării activității de control entitatea sau persoana vizată are următoarele obligații:
a) să permită accesul echipei de control în spațiile în care se desfășoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată, precum și în spațiile unde se află documentele aferente activității și sistemele informatice utilizate;
b) să răspundă la solicitarea Autorității de a se prezenta la data și locul stabilite pentru efectuarea activității de control;
c) să permită și să asigure efectuarea în bune condiții a activității de control și să acorde sprijinul necesar desfășurării acesteia;
d) să pună la dispoziția echipei de control, la data și locul stabilit, ca urmare a solicitării acesteia, toate înscrisurile, informațiile, fișierele, registrele și evidențele contabile aferente activității pe care o desfășoară, documentele în original, copiile certificate conform cu originalul ale acestora, precum și traducerea legalizată în limba română, după caz;
e) să colaboreze pe întreaga perioadă de desfășurare a activității de control în vederea determinării situațiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute și a tuturor documentelor doveditoare;
f) să pună la dispoziția echipei de control documente date și informații complete și conforme cu realitatea.
 
SECȚIUNEA a 2-a
Drepturile și obligațiile echipei de control
 
              Art. 18. - În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, echipa de control are următoarele drepturi:
a) să aibă acces în spațiile în care entitatea își desfășoară activitatea, precum și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;
b) să efectueze verificări în prezența reprezentantului legal al entității sau a persoanei desemnate să le însoțească în orice sediu și incintă în care entitatea își desfășoară activitatea, inclusiv în sediile societăților cărora le-au fost externalizate/transferate activități specifice;
c) să solicite prezența la sediul Autorității a reprezentantului legal al entității și a altor persoane în vederea furnizării de informații și de note explicative scrise, precum și a prezentării de documente, înscrisuri, registre și evidențe contabile;
d) să solicite și să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice informații, documente, fișiere, înscrisuri, registre și evidențe contabile care pot avea legătură cu activitatea entității, inclusiv cu activitățile externalizate/transferate de aceasta, după caz, precum și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;
e) să ridice copii ale oricărui document, fișier, înscris, registru și înregistrare contabilă;
f) să solicite, verbal sau în scris, toate informațiile și explicațiile referitoare la acțiunile și operațiunile desfășurate de entitatea supusă controlului;
g) să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entității, angajaților acesteia, precum și reprezentantului oricărei alte societăți căreia i-au fost externalizate/transferate activități specifice.
              Art. 19. - În exercitarea atribuțiilor ce ii revin, echipa de control are următoarele obligații:
a) să se identifice prezentând entității supuse controlului legitimația de serviciu și decizia de efectuare a controlului/audierii;
b) să aplice corect prevederile legislației în vigoare în domeniile supravegheate de către Autoritate,
c) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute;
d) să efectueze controlul în așa fel încât să nu afecteze activitatea curentă a entității supuse controlului;
e) să utilizeze eficient timpul alocat controlului;
f) să respecte programul de lucru al entității. Controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității, cu acordul scris al acesteia;
 
CAPITOLUL IV
Sancțiuni
 
               Art. 20. - În cadrul activității de control permanent/activității de supraveghere exercitate de către direcțiile de specialitate ale Autorității pot fi utilizate, după caz, și metodele de desfășurare a activității de control descrise în cazul controlului inopinat și a controlului periodic (audiere, control încrucișat, sondaj). 
               Art. 21. -Sancționarea entităților supuse controlului permanent/supravegherii se face conform procedurii stabilite la art. 14.   
               Art. 22. -Nerespectarea de către entitățile și persoanele vizate supuse activității de control a prevederilor prezentului regulament se sancționează de către Autoritate în conformitate cu legislația aplicabilă sectoarelor supravegheate.
        
CAPITOLUL V
Dispoziții finale
 
             Art. 23. - (1) Prezentul regulament intră în vigoare la 30 de zile de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.
            (2) Activitățile de  control în curs de desfășurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament vor continua în conformitate cu prevederile în vigoare la data începerii derulării controlului.
            (3) La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă Hotărârea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 4/2010 privind aprobarea Normei nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entităților care desfășoară activități în sistemul de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 185 din 23 martie 2010, precum și orice alte dispoziții contrare.
 
Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară,
Dan Radu Ruşanu
București,  17 ianuarie 2014
Nr. 1