Facebook LinkedIn

Norma nr. 9/2014 privind organizarea activității de arhivă la asigurători/reasigurători și intermediari în asigurări și/sau în reasigurări

(Publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 343 din 09.05.2014). 

            În temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) lit. b) și ale art. 3 alin. (1) lit. b), coroborate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare,
            în conformitate cu art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare și supravegherea asigurărilor, cu modificările și completările ulterioare,
            în urma deliberărilor din ședința Consiliului de Supraveghere a Autorității de Supraveghere Financiară din data de 16 aprilie 2014,
 
Consiliul Autorității de Supraveghere Financiară emite următoarea normă:
 
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
 
           Art. 1. – Prezenta normă are în vedere păstrarea în mod corespunzător a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel încât acestea să poată fi prezentate la solicitarea Autorității de Supraveghere Financiară, precum și protejarea drepturilor asiguraților și promovarea stabilității activității de asigurare în România și are ca obiect organizarea activității de arhivă la asigurători/reasigurători și intermediari în asigurări și/sau în reasigurări.
           Art. 2. – Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări răspund prin intermediul conducerii executive de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor create și deținute, în condițiile prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică,  republicată, precum și ale prezentei norme.
           Art. 3. - Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificațiile prevăzute în Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare și supravegherea asigurărilor, cu modificările și completările ulterioare, în Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare, în Legea nr. 136/1995 privind asigurările și reasigurările în România, cu modificările și completările ulterioare, în Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiară, falimentul, dizolvarea și lichidarea voluntară în activitatea de asigurări republicată, în Legea nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuințelor împotriva cutremurelor, alunecărilor de teren și inundațiilor republicată, și în normele emise în aplicarea acestora, precum și în legislația specifică privind activitatea de arhivă.
 
CAPITOLUL II
Obligațiile asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări

           Art. 4. – Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a crea și de a deține documente care să ateste întreaga lor activitate.
           Art. 5. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a înregistra și de a ține evidența tuturor documentelor intrate, ieșite sau întocmite pentru uz intern.
           (2) Înregistrarea documentelor se face într-un registru de evidență a intrărilor-ieșirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii și ieșirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
           (3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.
           Art. 6.  - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a înființa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu arhiva, în funcție de complexitatea, valoarea și cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.
           (2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, competența acestuia și/sau structura compartimentului de arhivă se stabilesc de către conducerea asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicată.
           (3) Conducerea asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări propune componența comisiei de selecționare a documentelor al căror termen de păstrare a expirat, în vederea distrugerii acestora în conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996, republicată.
           (4) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligații:
           a) să organizeze depozitul de arhivă după criterii prestabilite, conform prevederilor legislației arhivistice în vigoare și să solicite conducerii asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit, să informeze conducerea acestora și să propună măsuri în vederea asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și conservare a arhivei;
           b) să coordoneze și să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor/ reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislației arhivistice în vigoare;
           c) să organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asigurătorilor/ reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal și inventare, întocmite conform legislației în vigoare;
           d) să inițieze și să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări și să îl actualizeze periodic, precum și să asigure legătura cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării Nomenclatorului și să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări;
           e) să întocmească inventare pentru documentele fără evidență aflate în depozit;
           f) să asigure evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;
           g) să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetățeni (asigurați, păgubiți, angajați etc.), în conformitate cu legislația arhivistică în vigoare;
           h) să pună la dispoziție pe bază de semnătură și să țină evidența documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat;
           i) să pună la dispoziția Arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acțiunilor de control privind situația arhivelor la asigurători/reasigurători și intermediari în asigurări și/sau în reasigurări;
           j) să pregătească documentele cu valoare istorică și inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naționale, conform legislației arhivistice în vigoare.
           (5) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu arhiva răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societății.
           Art. 7. - Fiecare asigurător/reasigurător și intermediar în asigurări și/sau în reasigurări, are obligația de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societății, care va fi supus aprobării Arhivelor Naționale sau serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale iar Nomenclatorul arhivistic aprobat de Arhivele Naționale va fi transmis Autoritǎții de Supraveghere Financiarǎ.
           Art. 8. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a inventaria documentele și de a le preda compartimentului de arhivă.
           (2) Documentele se grupează potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
           (3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare și procese-verbale de predare-primire.
            (4) Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor, se va întocmi o evidență provizorie a acestora, pe suport electronic și pe suport hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic.
           Art. 9. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări au obligația de a întocmi evidența dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit conform inventarelor si proceselor de predare-primire.
            (2) Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza Registrului de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice. În evidența informatică a unităților arhivistice urmează a fi păstrate în mod obligatoriu informațiile privind indicativul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritorială emitentă a documentului, numărul documentului.
           (3) Un asigurător/reasigurător și intermediar în asigurări și/sau în reasigurări, dacă intenționează să scoată dosare din evidența arhivei, în vederea transferului către un alt asigurător/reasigurător și intermediar în asigurări și/sau în reasigurări, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat, vor notifica Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ.
 
CAPITOLUL III
Păstrarea documentelor și organizarea depozitului de arhivă
 
           Art. 10. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări vor depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naționale sau la serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, documentele cu termen de păstrare permanent, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
            (2)Dosarele de daună, împreună cu evidența completă a acestora, precum și evidențele tehnice și evidențele contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor respectiv reasigurătorilor timp de 10 ani.
           (3) Documentele de introducere în reparație a vehiculelor, declarațiile proprietarilor/conducătorilor de vehicule și alte documente rezultate din verificări, precum și evidențele tehnice și evidențele contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor respectiv reasigurătorilor timp de 10 ani.
            (4) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurărilor de viață, precum și orice alte rapoarte prevăzute de Legea nr. 32/2000, cu modificările și completările ulterioare, de Legea nr. 503/2004, republicată, precum și de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al activelor admise să acopere rezervele tehnice, raportările financiare transmise către Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ, precum și situațiile financiare anuale se păstrează în arhiva asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări timp de 10 ani.
           (5) Documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților vor fi păstrate de către asigurători/ reasigurători și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări.
           (6) Asigurătorii și reasigurătorii împotriva cărora s-a deschis procedura falimentului sunt obligați să predea Arhivelor Naționale sau serviciilor județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale documentele în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale personalului.
           Art. 11. - (1) Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări pot păstra arhiva la sediile sociale și la sediile secundare ori pot contracta un operator economic care este autorizat de către Arhivele Naționale sau  serviciile  județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, să preseteze servicii arhivistice și servicii de arhivare electronic, cu respectarea dispozițiilor Legii nr.16/1996, republicată,  precum și ale Legii nr. 135/2007, republicată.
           (2) Asigurătorii/Reasigurătorii si intermediarii în asigurări si/sau în reasigurări au obligația de a notifica Autoritatea de Supraveghere Financiară privind externalizarea serviciilor de arhivare, indicând societatea respectivă și datele sale de contact.
           (3) Operatorul economic autorizat să presteze servicii de arhivare menționat la alin. (1) trebuie să respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum și obligațiile prevăzute la art. 6. alin. (4).
 
CAPITOLUL IV
Dispoziții finale

           Art. 12. – Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări care își încetează activitatea au obligația să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea și evidența arhivei, în condițiile prevăzute de prezentele norme, și să comunice Autoritǎții de Supraveghere Financiarǎadresa unde se află arhiva societății, precum și datele de identificare și de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
           Art. 13.– Asigurătorii/Reasigurătorii și intermediarii în asigurări și/sau în reasigurări sunt obligați să ia toate măsurile necesare în vederea organizării activității de arhivă potrivit prevederilor prezentelor norme.
           Art. 14. -(1) Prezenta normă se completează cu prevederile legislației arhivistice în vigoare precum și cu cele ale legislației privind arhivarea documentelor în formă electronică.
           (2) Încălcarea în orice mod a prevederilor prezentei norme constituie contravenție și se sancționează de către Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificările și completările ulterioare.
           Art. 15. -Prezenta normă intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.
           Art. 16. -La data intrării in vigoare a prezentei normese abrogă Normelor privind organizarea activității de arhivă la asigurători, reasigurători și intermediari în asigurări și/sau în reasigurări, aprobate prin Ordinul președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 4/2010, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 264 din 22 aprilie 2010.
 
Prim-Vicepreședintele Autorității de Supraveghere Financiară,
Daniel Dăianu
Bucureşti, 29 aprilie 2014
Nr. 9