Ordin nr. 4/2010

pentru aprobarea Normelor privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări

(Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 264 din 22/04/2010).

Potrivit Hotărârii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor din data de 13 aprilie 2010, prin care s-au adoptat Normele privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări,
în temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) şi (27), precum şi ale art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare,

preşedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor emite următorul ordin:

Art. 1. - Se aprobă Normele privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări, cuprinse în anexa ce face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. - Asigurătorii, reasigurătorii, intermediarii în asigurări, precum şi direcţiile de specialitate din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor vor asigura ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.

Preşedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor,
Angela Toncescu
Bucureşti, 14 aprilie 2010
Nr. 4

ANEXĂ
NORME privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări Comisia de Supraveghere a Asigurărilor

CAPITOLUL I
Dispoziţii generale

Art. 1. - În vederea păstrării în mod corespunzător a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel încât acestea să poată fi prezentate la solicitarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, precum şi în scopul protejării drepturilor asiguraţilor şi al promovării stabilităţii activităţii de asigurare în România, se emit prezentele norme, ce au ca obiect organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări.
Art. 2. - Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări răspund prin intermediul conducerii executive de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi ale prezentelor norme.
Art. 3. - Termenii şi expresiile utilizate în prezentele norme au semnificaţiile prevăzute în Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 136/1995 privind asigurările şi reasigurările în România, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiară şi falimentul societăţilor de asigurare şi în normele emise în aplicarea acestora, precum şi în legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.

CAPITOLUL II
Obligaţiile asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări

Art. 4. - Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care să ateste întreaga lor activitate.
Art. 5. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
(2) Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii şi ieşirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.
Art. 6. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înfiinţa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.
(2) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligaţii:
a) să coordoneze şi să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice în vigoare;
b) să organizeze primirea şi arhivarea documentelor de la structurile asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal şi inventare, întocmite conform legislaţiei în vigoare;
c) să propună componenţa Comisiei de selecţionare a documentelor şi să o convoace în vederea analizării documentelor cu termen de păstrare expirat şi care pot fi propuse spre eliminare; să întocmească formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale;
d) să iniţieze şi să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări şi să îl actualizeze periodic; să asigure legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului şi să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări;
e) să întocmească inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în depozit;
f) să asigure evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;
g) să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetăţeni (asiguraţi, păgubiţi, angajaţi etc.), în conformitate cu legislaţia arhivistică în vigoare;
h) să pună la dispoziţie pe bază de semnătură şi să ţină evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat;
i) să organizeze depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare; să solicite conducerii asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), să informeze conducerea acestora şi să propună măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
j) să pună la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunilor de control privind situaţia arhivelor la creatori;
k) să pregătească documentele cu valoare istorică şi inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale, conform legislaţiei arhivistice în vigoare.
(3) Compartimentele de arhivă/Persoanele desemnate responsabile cu problemele de arhivă răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societăţii.
Art. 7. - Fiecare asigurător, reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări are obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societăţii, care va fi transmis spre avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor şi supus aprobării Arhivelor Naţionale.
Art. 8. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda compartimentului de arhivă.
(2) Documentele se grupează în dosare, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare şi procese-verbale de predare-primire.
(4) În cadrul compartimentului de arhivă, asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări vor organiza depozitul de arhivă.
(5) Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor, se va întocmi o evidenţă provizorie a acestora, pe suport electronic şi pe suport hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic.
Art. 9. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit.
(2) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării ori sustragerii.
(3) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza Registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice. În evidenţa informatică a unităţilor arhivistice urmează a fi păstrate în mod obligatoriu următoarele informaţii: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritorială emitentă a documentului, numărul documentului.
(4) În cazul în care un asigurător, reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări intenţionează să scoată dosare din evidenţa arhivei, în vederea selecţionării, transferului către un alt asigurător, reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, operaţiunea se va efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor.

CAPITOLUL III
Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă

Art. 10. - Sediile sociale şi sediile secundare ale asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări vor fi prevăzute cu spaţii special amenajate pentru păstrarea arhivei.
Art. 11. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a organiza depozitul de arhivă, conform legii.
(2) Depozitul de arhivă va fi dotat, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit.
Art. 12. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări vor depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Dosarele de daună, împreună cu evidenţa completă a acestora, precum şi evidenţele tehnico-operative şi contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurărilor de viaţă, precum şi orice alte rapoarte prevăzute de Legea nr. 32/2000, cu modificările şi completările ulterioare, de Legea nr. 503/2004, precum şi de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al activelor admise să acopere rezervele tehnice, raportările financiare transmise către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, precum şi situaţiile financiare anuale se păstrează în arhiva asigurătorilor, reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale asiguraţilor vor fi păstrate de către asigurători, reasigurători şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări.
(5) Asigurătorii şi reasigurătorii împotriva cărora s-a deschis procedura falimentului sunt obligaţi să predea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale documentele în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale personalului.
Art. 13. - (1) Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări pot păstra arhiva la sediile sociale şi la sediile secundare sau o pot încredinţa spre păstrare unei societăţi autorizate să presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Legii nr. 135/2007, cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, indicând societatea respectivă şi datele sale de contact.
(2) Societatea autorizată să presteze servicii de arhivare menţionată la alin. (1) trebuie să respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum şi condiţiile prevăzute la art. 11 alin. (2).

CAPITOLUL IV
Dispoziţii finale

Art. 14. - Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări care îşi încetează activitatea au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute de prezentele norme, şi să comunice Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor adresa unde se află arhiva societăţii, precum şi datele de identificare şi de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
Art. 15. - Asigurătorii, reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări sunt obligaţi să ia toate măsurile în vederea organizării activităţii de arhivă, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme.
Art. 16. - Nerespectarea în orice mod a dispoziţiilor prezentelor norme se sancţionează de către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor în condiţiile şi potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificările şi completările ulterioare.